Talouden raportointiin liittyvät sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmät

Taloudelliseen raportointiin liittyvät sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmät on suunniteltu siten, että se tuottaa kohtuullisen varmuuden taloudellisen raportoinnin luotettavuudesta sekä varmistaa että soveltuvia lakeja ja säädöksiä on noudatettu.

Fortumin hallitus hyväksyy konsernin riskipolitiikan, jossa määritellään riskienhallinnan tavoitteet, periaatteet ja divisioonien vastuualueet liittyen riskienhallintaan sekä myös taloudellisen raportoinnin prosessiin. Taloudellisen raportoinnin prosessi on sisäänrakennettu sisäiseen valvonnan viitekehykseen ja prosessitason sisäisen valvonnan rakenne on määritelty käyttäen riskiperusteista arviointia. Fortumin sisäisen valvonnan viitekehys sisältää elementtejä COSO-viitekehyksestä, jonka on julkaissut Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission.

Valvontaympäristö

Fortumin sisäinen valvontajärjestelmä tukee konsernin strategian toteuttamista ja varmistaa säännösten noudattamisen ja taloudellisen raportoinnin luotettavuuden. Fortumin hallituksen hyväksymä toimintaohje (Code of Conduct) perustuu Fortumin yhteisiin arvoihin ja määrittelee periaatteet liiketoiminnan toimintaohjeille. Sisäisen valvonnan viitekehys muodostuu konsernitason toimintaohjeista ja prosesseista sekä liike- ja tukitoimintojen kontrolleista ja prosesseista.

Hallituksen asettama tarkastus- ja riskivaliokunta valvoo konsernin taloudellista raportointiprosessia sekä seuraa yhtiön sisäisen valvonnan, sisäisen tarkastuksen ja riskienhallintajärjestelmien tehokkuutta. Konsernin riskienhallintayksikkö vastaa konsernin riskipositioiden raportoinnista ja riskienhallintajärjestelmän ylläpitämisestä.

Corporate controllerin johtama konsernilaskenta on vastuussa taloudellisen raportointiprosessin ylätason valvontajärjestelmästä. Valvonta perustuu konsernitason prosesseihin, ohjeisiin ja suosituksiin. Talousraportoinnin ohjeet on koottu Controllers Manual-ohjeistukseen, jota tarkastetaan ja päivitetään säännöllisin väliajoin. Vuonna 2011 luotiin Head of Process development -positio tukemaan talouden organisaatiota. Tarkoitus on näin varmistaa, että talousorganisaatiolla on yhtenäinen tapa toimia ja monitoroida prosessien toimivuutta.

Fortumin organisaatio on hajautettu ja valtaa ja vastuuta on delegoitu divisioonille valvontavastuiden muodossa. Eräät alueet, kuten hyödykemarkkinariskien valvonta on enemmän keskitetty.

Riskien arviointi

Riskienhallintaprosessiin sisältyy myös taloudelliseen raportointiin liittyvien riskien tunnistaminen ja analysointi vuosittain. Riskit raportoidaan suunnitteluprosessin yhteydessä ja tarvittavien toimenpiteiden ja parannusten seuranta on integroitu toiminnanjohtamiseen. Kontrollien riskiarviointi on ollut perustana prosessitason sisäisen valvontajärjestelmän kehittämisessä sekä taloudellisen raportoinnin kontrollitoimenpiteiden määrittämisessä. Riskien arviointi kattaa väärinkäytöksiin ja niiden kautta syntyneisiin taloudellisiin menetyksiin sekä muiden varojen väärinkäyttöön liittyvät riskit. Kontrollien riskiarvioinnin ja prosessitason valvonnan tulokset raportoidaan tarkastus- ja riskivaliokunnalle.

Valvontatoiminnot

Liiketoimintaprosesseissa sovelletaan valvontatoimintoja ja taloudellisen raportoinnin näkökulmasta niillä varmistetaan, että mahdolliset virheet tai poikkeamat ehkäistään, löydetään ja korjataan. Talousraportoinnin ohjeet (Controllers manual) asettavat standardit taloudelliselle raportoinnille.

Konsernilaskenta määrittää talousraportoinnin kontrollitoimenpiteiden periaatteet. Kontrollitoimenpiteet kattavat koko taloudellisen raportointiprosessin. Vastuut toimenpiteiden toteuttamisesta sekä niiden toiminnan tehokkuuden seuraamisesta on jaettu. Fortumin prosessit sisältävät kontrollitoimenpiteitä liittyen liiketoimien aloittamiseen, hyväksyntään, kirjaamiseen ja laskentaan. Fortumin talouden palvelukeskus takaa yhtenäiset toimintatavat. Palvelukeskus suorittaa kontrollitoimenpiteitä liittyen taloudellisen tiedon kirjaamiseen ja arvostukseen sekä siitä annettaviin liitetietoihin. Palvelukeskukselle myönnettiin ISO9001:2008 sertifikaatti joulukuussa 2011.

Kullakin divisioonilla on oma talousorganisaationsa, jonka tehtävänä on varmistaa, että liiketoiminnan tuloksellisuutta arvioidaan riittävällä tasolla kattaen toiminnan volyymin, tuottojen, kulujen, käyttöpääoman, varojen ja investointien arvioinnin. Näitä analyyseja tarkastellaan eri tasoilla konsernissa ja lopullinen tarkastelu tehdään hallituksessa.

Viestintä ja tiedotus

Talousraportoinnin ohjeet (Controllers manual) sisältävät Fortumin laskentamanuaalin, investointimanuaalin ja raportointiohjeistuksen sekä muut taloudelliseen raportointiin liittyvät periaatteet.

Ohjeet ovat saatavilla intranetsivustolla ja ne ovat kaikkien taloudelliseen raportointiin osallistuvien käytettävissä. Corporate Controllerin pitämät kuukausittaiset Core Controller’s -kokoukset ohjaavat talousorganisaation kehityshankkeita ja saavat säännöllisesti tietoa talousorganisaation asiantuntijafoorumeilta. Säännöllisesti järjestettävissä Accounting Network Forum -kokouksissa informoidaan talousyhteisöä tulevista muutoksista koskien muun muassa IFRS-standardeja ja laskentaperiaatteita.

Seuranta

Konsernin tulosta seurataan kuukausiraportoinnissa ja Fortumin johtoryhmä tarkastelee tulosraportointia kuukausitasolla. Tämän lisäksi konsernijohdon ja divisioonien johtajien kanssa neljännesvuosittain tapahtuva toiminnan ja tulokset arviointi sisältyy toiminnanjohtamisprosessiin. Tuloksen lopullisesta arvioinnista vastaa hallitus ja sen tarkastus- ja riskivaliokunta.

Osana Fortumin sisäistä valvontajärjestelmää kaikki divisioonat vastaavat oman vastuualueensa valvonnan tehokkuuden arvioinnista. Divisioona- ja konsernitason controller-ryhmät vastaavat taloudellisen raportointiprosessin arvioinnista, jota myös konsernin riskienhallinta käy läpi säännöllisesti.

Myös konsernin sisäinen tarkastus arvioi sisäisen valvonnan järjestämistä ja sen toiminnan tehokkuutta osana valvontaansa. Sisäisen tarkastuksen valvonta perustuu riski- ja tarkastusvaliokunnan sille määrittämään valvontasuunnitelmaan. Valvonnan tuloksista, tarvittavista korjaavista toimenpiteistä ja niiden toteuttamisesta raportoidaan säännöllisesti riski- ja tarkastusvaliokunnalle.